議事録をAIで作成する方法｜中小企業がスマホ録音から始める3ステップ

議事録は、AIに任せると「書く仕事」から「確認する仕事」に変わります。会議をスマホで録音し、文字にしたものをChatGPTなどの生成AIに渡して「決まったこと」「誰が・いつまでに何をするか」をまとめてもらえば、あとは人が読んで直すだけです。特別な機械や高いソフトがなくても、今日の朝礼や打ち合わせから始められます。

この記事でわかること

• 議事録をAIで作るときの全体の流れ（録音→文字にする→まとめる）
• スマホとChatGPTだけで始める3ステップ
• そのままコピペで使える「議事録まとめ」の指示文
• AIに議事録を任せるときに気をつけたいこと

なぜ議事録はAIと相性がいいのか

議事録づくりがしんどいのは、「聞きながらメモする」「あとで思い出しながら清書する」という二重の手間があるからです。小さな会社やお店では、社長や店長が自分で書いていることも多く、結局だれも書かないまま「あれ、何が決まったんだっけ？」となりがちです。

生成AIは、長い文章を読んで要点を短くまとめるのが得意です。話がいったりきたりした会議でも、「決まったこと」「まだ決まっていないこと」「次にやること」に分けて整理してくれます。人がゼロから書くより、AIが作った叩き台を直すほうがずっと早く終わります。

自分自身も会議の議事録にAIを使っており、お客様にすぐに送れるようにしていることで決まったことを忘れてしまったり、会議中にメモをとらないといけないので、会話に集中できなくなることも無くなりました。

Rebeenでも、宿の口コミへの返信文や、クラフトコーラ「NAGO COLA」の商品説明の叩き台づくり、SNS投稿のアイデア出しにAIを使っています。どれも「最初の下書きをAIに作ってもらい、人が仕上げる」という使い方で、議事録もまったく同じ考え方で使えます。

スマホとChatGPTで始める3ステップ

ステップ1：会議をスマホで録音する

まずは、会議の音声を残します。スマホに最初から入っている録音アプリで十分です。机の真ん中にスマホを置き、始める前に「今日は議事録のために録音します」と一言伝えておきましょう。参加者に断ってから録音するのが、社内でもお客様との打ち合わせでも基本のマナーです。

エアコンや換気扇の近く、厨房や作業場の音が大きい場所は、声が聞き取りにくくなります。できるだけ静かな場所で、話す人の近くにスマホを置くのがコツです。

ステップ2：録音を文字にする（文字起こし）

次に、録音した声を文章に変えます。これを「文字起こし」と呼びます。やり方はいくつかあります。

• スマホの文字起こしアプリを使う
• オンライン会議なら、会議ツールについている文字起こし機能を使う
• 生成AIに音声ファイルを渡して文字にしてもらう

使える機能はアプリや契約しているプランによって変わるので、まずは手元にあるもので試してみてください。文字起こしの結果は、言い間違いや聞き間違いが混ざった「読みにくい文章」で大丈夫です。きれいに整えるのは次のステップでAIがやってくれます。

ステップ3：AIに議事録の形にまとめてもらう

文字起こしした文章をChatGPTなどにコピーして貼り付け、「議事録の形にまとめて」とお願いします。このとき、ただ「まとめて」と頼むより、どんな形にしてほしいかを具体的に伝えるほうが、使える議事録が出てきます。下の指示文をそのまま使ってみてください。

コピペで使える「議事録まとめ」の指示文

【　】の部分だけ自分の会社に合わせて書きかえて、文字起こしの文章と一緒にAIに送ってください。

あなたは中小企業の総務担当です。
下の「会議の文字起こし」をもとに、社内向けの議事録を作ってください。

【会議の名前】例：10月の店長ミーティング
【日時】例：10月30日 15時〜16時
【参加者】例：社長、店長、スタッフ2名

次の形でまとめてください。
1. 会議の目的（1〜2行）
2. 決まったこと（箇条書き）
3. やること一覧（「誰が」「何を」「いつまでに」を表にする）
4. まだ決まっていないこと・次回話すこと
5. 全体の要約（3行以内）

注意：
・話していないことは書かないでください。
・聞き取れない部分や、意味がはっきりしない部分は「要確認」と書いてください。
・ITが苦手な人でも読めるように、やさしい言葉で書いてください。

【会議の文字起こし】
（ここに文字起こしの文章を貼り付け）

ポイントは「話していないことは書かない」「わからない部分は要確認と書く」の2つです。AIは、文章のすき間をそれらしく埋めてしまうことがあります。あらかじめ禁止しておくと、間違いが入りにくくなり、人が確認する場所もはっきりします。

LINEで社員に共有したいときは、続けて「この議事録を、LINEで送れる200字くらいの短い連絡文にして」と頼むと、そのまま送れる文章にしてくれます。

AIに議事録を任せるときの注意点

最後は必ず人が読んで直す

AIのまとめは便利ですが、まちがいがゼロではありません。特に「金額」「日付」「人の名前」「商品名」は、聞き間違いがそのまま残りやすいところです。会議に出ていた人が一度目を通してから共有する、というルールにしておきましょう。

お客様の情報や社外秘の話は扱いに気をつける

AIに貼り付けた文章がどう扱われるかは、使っているサービスや設定によって違います。お客様の名前や電話番号、取引先との金額の話などは、名前を「A社」「お客様B」のように置きかえてから貼り付けると安心です。社内でAIを使うなら、「何を入れてよくて、何を入れてはいけないか」を先に決めておくのがおすすめです。

最初は短い会議で試す

いきなり2時間の会議で試すと、文字起こしの量が多くて扱いにくくなります。まずは10〜15分の朝礼や、ちょっとした打ち合わせから始めて、「この指示文ならうちの会議に合う」という形を見つけていきましょう。業種別のAIの使いどころは、和歌山の中小企業が生成AIを導入するなら｜最初の3ステップと業種別の使いどころでも紹介しています。

よくある質問

パソコンがなくても、スマホだけで議事録は作れますか？

作れます。ChatGPTなどの生成AIはスマホのアプリでも使えるので、録音から文字起こし、まとめまでスマホで完結できます。ただ、長い議事録を読んで直す作業はパソコンの大きな画面のほうが楽なので、慣れてきたら使い分けるのがおすすめです。

方言がきつくても、AIは聞き取れますか？

文字起こしの段階で、方言や早口の部分がうまく文字にならないことはあります。そんなときも、指示文に「聞き取れない部分は要確認と書いて」と入れておけば、確認すべき場所がわかります。大事な決定事項は、会議の最後に一度ゆっくり言い直しておくと、文字起こしもまとめも正確になります。

議事録以外にも、会議でAIを使えることはありますか？

あります。会議の前に「話し合うことの一覧（議題）」を作ってもらったり、会議のあとに「やること一覧」だけを取り出してもらったりできます。飲食店や宿なら、会議で出たアイデアをもとにSNS投稿の案を考えてもらうのも便利です。くわしくは飲食店・宿のChatGPT活用術をご覧ください。

まとめ

議事録をAIで作るなら、「スマホで録音する」「文字にする」「AIに形を指定してまとめてもらう」の3ステップで始められます。AIが作るのはあくまで叩き台なので、最後は人が読んで直すこと、お客様の情報の扱いに気をつけることの2つだけ守れば、議事録にかかっていた時間はぐっと短くなります。まずは次の朝礼から、今日の指示文を試してみてください。

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